SIA Penjualan Kredit : BAB III

BAB III

ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1 Umum

Di dalam dunia usaha, terdapat beberapa strategi yang digunakan oleh penjual untuk meningkatkan volume penjualan maupun kesetiaan pelanggan. Diantara sekian banyak strategi, pemberian piutang dagang (penjualan secara kredit) merupakan salah satu strategi penjualan yang banyak diminati oleh para pengusaha. Selain karena cukup praktis, tingkat pertambahan ekonomi yang kurang merata di negara ini juga menjadi salah satu mengapa sistem penjualan secara kredit cepat berkembang dan mendapatkan respon yang baik dari kalangan masyarakat. Kondisi ini memotivasi perusahaan dalam pelaksanaan sistem penjualan kredit yang baik dalam usaha meningkatkan pendapatan. Penjualan kredit atas suatu produk merupakan salah satu sumber penerimaan kas bagi perusahaan, khususnya pelunasan piutang.

Penjualan kredit dilakukan perusahaan dengan cara mengirimkan barang sesuai dengan order yang diterima dari pembeli dan untuk jangka waktu tertentu perusahaan mempunyai tagihan kepada pembeli tersebut. Untuk menghindari tidak tertagihnya piutang.

Sistem informasi akuntansi penjualan kredit yang dilakukan di CV. Cahaya Gemilang meliputi prosedur order penjualan, pengiriman barang, penagihan, dan pencatatan akuntansi dengan fungsi yang terkait dan dokumen yang digunakan. Untuk menghindari kecurangan yang terjadi dalam sistem informasi akuntansi penjualan kredit di CV. Cahaya Gemilang dilakukan pemisahan terhadap fungsi dan dokumen yang bernomor urut tercetak. Sebagai pengawasan atas dokumen yang telah diotorisasi oleh bagian yang berwenang dan informasi yang ada didalamnya telah disetujui dan dipertanggungjawabkan. Sistem informasi akuntansi di CV. Cahaya Gemilang pada dasarnya sudah baik, tetapi perlu di kaji kembali tentang sistem yang digunakan sehingga fungsi yang terkait dapat berperan sesuai dengan tugasnya masing-masing, sehingga tidak ada penyalahgunaan dan penyelewengan dan hasilnya lebih efektif.

3.2 Tinjauan Perusahaan

Tinjauan terhadap perusahaan secara umum untuk mendukung jalannya

suatu sistem organisasi agar sistem dapat berjalan dengan lebih terencana, terarah

dan sesuai dengan peraturan yang harus dipenuhi oleh sistem itu sendiri.

Sedangkan secara khusus untuk menjalankan tugasnya dengan lebih terarah

sesuai dengan peraturan yang telah ada.

3.2.1 Sejarah Perusahaan

CV Cahaya Gemilang didirikan pada 17 Februari 1982 dan menjalankan bisnis pada bulan Juni 1995. CV. Cahaya Gemilang terletak di Jalan Raya Kebon Jeruk No 2 Jakarta Barat.

CV. Cahaya Gemilang menjalankan bisnis dalam pemadam kebakaran dan industri keselamatan kebakaran. Melalui hampir dua dekade terakhir, . CV. Cahaya Gemilang telah memperluas lini produk dan layanan untuk lebih melayani konsumen. . CV. Cahaya Gemilang menghargai kepercayaan konsumen. Dari awal yang sederhana untuk status sebagai salah satu api pertempuran manufaktur dan pemasok di industri, . CV. Cahaya Gemilang masih berkomitmen untuk janji asli : "memberikan perlindungan terbaik". Yang sudah filosofi kami selama bertahun-tahun, dan itu masih janji kami hari ini.

3.2.2 Tujuan perusahaan CV. Cahaya Gemilang adalah

"Untuk menjadi dapat dipercaya produsen dan distribusi perusahaan dalam industri pemadam kebakaran dengan terus perbaikan melalui produk berkualitas tinggi, distribusi yang efektif yang tepat kepada pelanggan, pelayanan dan sumber daya manusia yang berkualitas bagus".

3.2.3 Pengalaman CV. Cahaya Gemilang

Selama hampir 20 tahun, telah menempatkan pengalaman bekerja untuk konsumen. staf yang berpengalaman berbakat dan insinyur, penjualan dan layanan pelanggan profesional selalu terus memberikan perlindungan terbaik kepada pelanggan setia dan aset berharga mereka dari bahaya kebakaran.

3.2.4 Tinggi Standar Kualitas Produk

Quality control tidak hanya sebuah renungan di Cahaya Gemilang. Produk diproduksi untuk memenuhi sangat persyaratan keamanan, di sisi lain memiliki kemampuan optimal dalam pemadam kebakaran dan keselamatan kebakaran dengan standar kualitas tinggi dan jaminan dengan baik. produk portabel terdaftar silinder dengan Eropa Directive PED97 / 23 / EC dengan tanda CE. Troli dan Thermatic unit yang diproduksi dengan desain yang kuat, melalui proses produksi yang sangat baik, untuk memenuhi produk berkualitas tinggi dan penggunaan jangka panjang.

3.3 Proses Bisnis Sistem

1. Proses Pemesanan Barang

Dalam proses ini, Transaksi penjualan diawali dengan pemesanan barang oleh pelanggan. Pelanggan melakukan pemesanan barang melalui via telepon. Marketing menghandle telepon pelanggan, pelanggan meminta surat penawaran agar pelanggan mengetahui harga APAR pada perusahaan Cv. Cahaya Gemilang, kemudian marketing mengirim surat penawaran ke pelangan, dan pelanggan langsung mengirim purchase order (PO) kepada pihak marketing, bagian marketing juga yang mengkonfirmasi stok barang lalu mencatat pesanan.

2. Proses Pembayaran DP

Dalam proses ini, Berdasarkan pemesanan yang telah dilakukan, pelanggan melakukan transaksi pembayaran dp atas barang tersebut melalui via transfer, pelanggan juga mengkonfirmasi ke bagian keuangaan bahwa pelanggan sudah melakukan transaksi pembayaran dp dengan cara mengirim bukti transaksi melalui fax, staf penjualan menerima status pembayaran pelanggan dan staf penjualan langsung membuatkan kwitansi pembayaran dp.

3. Proses Pengiriman

Berdasarkan pesanan pelanggan, staf penjualan akan membuatkan Surat Pengiriman barang (SPB) atau sering disebut surat jalan, pihak pengirim akan memberikan SJ tersebut beserta kwitansi yang telah dibuat saat pembayaran dp kepada pelanggan. Tapi terlebih dahulu di berikan ke pada bagian gudang untuk menyiapkan barang yang akan dikirim, lalu bagian gudang akan menyerahkan semuanya kepada bagian pengirim yang kemudian akan segera dikirim ke pelanggan. Bagian pengirim meminta pelanggan untuk menandatangani SJ sebagai bukti bahwa barang yang dipesan sudah sampai tempat tujuan.

4. Proses Penagihan

Berdasarkan transaksi pembayaran, pelangggan baru mentransfer uang dp, yang dapat disimpulkan bahwa pelanggan melakukan pembelian secara kredit, maka staf keuangan mebuat surat penagihan piutang 80%, kemudian diberikan kepada staf penjualan untuk dikirim kepada pelangan.

5. Proses Pelunasan

Berdasarkan penagihan piutang 80% ke pihak pelanggan, pelanggan melakukan transaksi pelunasan pembayaran melalui via transfer, pelanggan juga mengkonfirmasi ke penjual bahwa pelanggan sudah melakukan transaksi pelunasan pembayaran dengan cara mengirim bukti transaksi melalui fax. Bagian keuangan menerima pembayaran, kemudian staf penjualan menerima status pembayaran pelanggan dari bagian keuangan. Lalu staf penjualan langsung membuatkan kwitansi pelunasan dan faktur penjualan yang akan dikirim kepada pelanggan oleh bagian pengiriman.

6. Proses Pembuatan Laporan

Sebagai bukti pertanggung jawaban kepada pimpinan, maka staf penjualan setiap bulannya akan membuat rekap faktur penjualan dan rekap kwitansi yang akan di serahkan ke bagian keuangan yang akan dibuatkan laporan keuangan untuk mengetahui hasil dari proses penjualan pada perusahaan CV. Cahaya Gemilang guna kelangsungan perusahan.

3.4. Use Case

3.4.1 Analisa Kebutuhan Software

Dalam memenuhi rancangan sistem usulan, hal yang harus diperhatikan

yaitu menganalisa akan kebutuhan software yang digunakan. Berikut merupakan

analisa kebutuhan software pada :

a. Data Pelanggan g. Pelunasan

b. Data Barang h. Laporan (Lap. Barang, Lap. Pelanggan,

c. Transaksi Pemesanan Lap. Penjualan kredit).

d. Transaksi Pembayaran DP

e. Pengiriman

f. Penagihan

3.4.2 Dekomposisi Fungsi Usulan